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Digitale Personalakte

Konsumententipp

Digitale Personalakte

Lange Zeit war ein professionelles Human Resource Management (HRM) aufgrund hoher Personalkosten grösseren Unternehmen vorbehalten. Dies lässt sich im Zuge der Digitalisierung mithilfe der richtigen Softwareunterstützung ändern. Die digitale Personalakte leistet einen wichtigen Beitrag zu einem modernen Human Resource Management.

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Montag, 27. Mai 2019, 08:47 Uhr Konsumententipp
Fotos: «PROFFIX Software AG»

Dieser Beitrag ist als Konsumententipp in der RegionalWirtschaft erschienen.

Ob im Finanzwesen, im Vertrieb oder in der Logistik – in immer mehr Bereichen wird die Papierablage zu einem Relikt vergangener Zeiten. Nach wie vor ein  Dinosaurierdasein fristen j edoch Personaldossiers, die wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht vielerorts noch Aktenschränke und Regale füllen. Dank der digitalen Personalakte lässt sich diese Lücke in der Personaladministration schliessen. Mit der digitalen Personalakte erhalten KMU die Möglichkeit, Zeit und Kosten beim Zugriff auf wichtige und vertrauliche Informationen zu sparen und an Renommee als moderner Arbeitgeber zu gewinnen.

Der erste Eindruck

«You never get a second chance to make a first impression», so lautet ein altes Sprichwort, das gerade bei der Suche nach einem
neuen Job eine besondere Bedeutung hat. Doch heute gilt es nicht nur für den Kandidaten, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. In Zeiten wie heute, in denen vielerorts Fachkräftemangel herrscht und die Digital Natives auf den Arbeitsmarkt drängen, gilt es auch für Unternehmen, ihren Rekrutierungsprozess professionell und effizient zu gestalten, um den Ansprüchen gerecht zu werden.

Wer heute eine Stelle sucht, bereitet sein Bewerbungsdossier elektronisch auf und verschickt dieses per Knopfdruck via E-Mail. Die Folge: Die Bewerbungen mit ihren zahlreichen Anhängen gelangen oft geradewegs in eine Inbox, von wo die interessanten Dossiers meist ausgedruckt und in Papierform weiterverarbeitet werden. Ist die Rekrutierung abgeschlossen, müssen von Gesetzes wegen die elektronischen Daten und Unterlagen nicht  berücksichtigter Bewerber und Kandidaten gelöscht werden, was ohne Tools und klare Abläufe umständlich und zeitaufwendig sein kann.

Digitale Akten digital verwalten

Obwohl die Personaladministration mittlerweile vielerorts elektronisch organisiert ist, werden die im Rekrutierungsprozess, in der Bewerberverwaltung und beim Onboarding erhaltenen Unterlagen von Bewerbern und Mitarbeitenden in papierbasierten Akten verwaltet. Sämtliche vertraulichen Informationen und Dokumente wie zum Beispiel Bewerbungen, Zeugnisse, Arbeitsverträge, Korrespondenzen, Bescheinigungen und vieles mehr wandern im Normalfall noch immer in eine physische Personalakte. Diese können mit der Zeit ganze Aktenschränke füllen, sind zeitaufwendig zu verwalten und machen die Suche nach Unterlagen oder nach Informationen zu einem Mitarbeitenden äusserst zeitaufwendig.

Die digitale Personalakte schafft Abhilfe. Sie lässt sich in bestehende ERP-Systeme und -Prozesse integrieren und bildet eine wichtige Grundlage für ein modernes und agiles Human  Resource Management. Mit ihr lässt sich die gesamte Personalführung von der Bewerbung bis zum Austritt und darüber hinaus digital dokumentieren und steuern. Digitale Personalakten basieren auf modernen Dokumenten-Management-Systemen und bieten die folgenden Vorteile:

  • Sensible Personaldaten zentral und gesetzeskonform archivieren
    Sämtliche Dokumente eines Mitarbeitenden werden digitalisiert und stehen im revisionssicheren Archiv zentral und rund um die Uhr zur Verfügung. Detaillierte Zugriffsberechtigungen stellen zudem sicher, dass ausschliesslich berechtigte Benutzer Zugriff auf sensible Informationen haben und sowohl gesetzliche als auch interne Datenschutzrichtlinien verlässlich umgesetzt sind.
     
  • Jederzeit und standortunabhängig via Web-Browser auf Akten und Dokumente zugreifen
    Sämtliche Daten und Informationen sowohl zu aktiven wie auch zu ehemaligen Mitarbeitenden können jederzeit digital gesucht und gefunden werden. Dabei kann via Web-Browserstandort unabhängig auf Personaldokumente zugegriffen werden, was sich bei jedem Unternehmen mit dezentralen Strukturen lohnt.
     
  • Direkter Zugriff auf standardisierte Vorlagen und Textbausteine 
    Über die Office-Integration der digitalen Personalakte können neue Dokumente wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen, Korrespondenzen und vieles mehr mithilfe des Vorlagenmanagers und von Textbausteinen direkt in der Personalakte erstellt werden. Die Zuordnung der Dokumente in die richtige Akte erfolgt dabei automatisch.

Gerade bei der Rekrutierung von Fachkräften punkten KMU mit einem effizienten und elektronisch gestützten Rekrutierungs- und Onboarding-Prozess. Mit der digitalen Personalakte lässt sich nicht nur die «letzte Meile» in der Personaladministration digitalisieren, sondern sie ermöglicht auch kleineren Unternehmen mit geringeren personellen Ressourcen, das Human Resource Management zu professionalisieren.

Digitale Personalakte: Alle Informationen zu einem Mitarbeitenden sind digitalisiert jederzeit via Web-Browser abrufbar.